Even schetsen
De afgelopen twee dagen werkten we nauw samen met Horeca Vlaanderen, onder impuls van het Kabinet De Backer, om heel snel een modelregistratieformulier klaar te hebben voor horecaklanten, in lijn met de beslissing van de Nationale Veiligheidsraad op donderdag. De beslissing miste een wettelijke basis, maar die werd gerepareerd door de aanpassing aan het Ministerieel Besluit van 24 juli 2020. We maakten ook twee FAQ’s, één voor klanten én voor uitbaters. Een pluim op de hoed dus voor Horeca Vlaanderen, die deze procedure zo privacyvriendelijk mogelijk wil laten verlopen.
Vanaf 25 juli moeten alle horecazaken de identiteit van hun klanten noteren. Laten we even lezen wat het Ministeriële Besluit zegt:
10° de contactgegevens van één klant per tafel, die zich kunnen beperken tot een telefoonnummer of een e-mailadres, moeten worden geregistreerd bij aankomst en bewaard gedurende 14 dagen teneinde enig later contactonderzoek te faciliteren. Die contactgegevens mogen enkel worden gebruikt voor de doeleinden van de strijd tegen COVID-19, ze moeten worden vernietigd na 14 dagen en de klanten moeten uitdrukkelijk hun akkoord geven. Voor de klanten die dit weigeren wordt de toegang tot de inrichting bij aankomst geweigerd.”
Hoewel de passage te summier is, en dus niet helemaal in regel met wat de Gegevenbeschermingsautoriteit enkele dagen geleden vroeg, geeft het ons toch een beeld wat verwacht wordt. Hieronder geven we enkele tips, zodat je restaurant-, café- of hotelbezoek ook gewoon privacyvriendelijk kan verlopen.
1. Neem je eigen vooraf ingevuld formulier mee
Het klinkt een beetje over the top, maar je helpt er zowel jezelf mee, als de horeca-uitbater. Door zelf het modelformulier in te vullen (dat kan je hier downloaden), spaar je tijd uit, en het is ook veiliger: hoe minder pennen er tussen gasten gewisseld worden, hoe beter. Bovendien ben je dan zeker dat je een geldig, privacyvriendelijk, document invult, waar je goed geïnformeerd wordt over je rechten en plichten.
Enkel één gast per tafel of boeking moet dit document invullen. Het enige wat écht verplicht is, is je e-mailadres of telefoonnummer. Met je naam help je enkel de contact tracers een beetje, maar verplicht is het dus niet.
2. Neem een privacyvriendelijk e-mailadres
We hebben er wel vertrouwen in dat de meerderheid van horeca-uitbaters de regels netjes zal volgen. Aangezien de wetgever je enkel verplicht om een e-mailadres of telefoonnummer te geven, kan je echter ook zelf het lot een beetje sturen: maak een alternatief adres aan bij een veilige e-mailprovider (kijk eens naar Protonmail), zoals bijvoorbeeld BertCorona@Protonmail.com. Op die manier kan je heel goed controleren of er toch een nieuwsbrief of SPAM zou toekomen op dat adres, én blijf je ondertussen gewoon netjes beschikbaar voor contact tracers. Installeer je Protonmail wel goed op je smartphone of computer, want e-mails doorsturen naar andere mailboxen gaat niet (wegens de beveiliging en encryptie).
Wil je hélemaal gek gaan, dan kan je ook een e-mailadres gebruiken per zaak die je bezoekt. Sommige e-mailproviders laten ook toe dat je aliassen zoals BertCorona+DeKetel@e-mailadres.com gebruikt, zo hoef je geen twintig e-mailadressen te verzamelen.
3. Neem een privacyvriendelijk telefoonnummer
Wat je doet voor je e-mailadres, kan je ook doen voor je telefoonnummer. Zo kan je bij verschillende providers een VOIP-nummer (Voice-Over-IP) nummer krijgen voor een luttele euro. Zo bestaat er bijvoorbeeld Twilio waar je een nummer met een Belgische prefix kan bestellen voor één of twee euro, en die je oproepen dan kan doorsturen naar je GSM. Dit vergt wel iets meer technische kennis dan de vorige tip.
4. Wees tolerant, maar rechtlijnig
Je zal merken dat veel horecazaken zichzelf behelpen met online tools en niet geverifieerde formulieren. Het is zeer goed mogelijk dat deze tools in overeenstemming zijn met de GDPR, het Ministerieel Besluit en andere wetgeving, maar we zagen helaas al heel wat toepassingen en documenten waar dat niet het geval is.
Wees tolerant ten opzichte van de uitbater – die probeert er ook maar het beste van te maken – maar wel strikt: wijs hem of haar op de verkeerde uitvoering, en handel naar tip 1: neem gewoon je eigen formulier mee. De uitbater kan dit in geen geval weigeren! Weiger je je medewerking volledig, wees er dan bewust van dat de uitbater je de toegang tot de zaak kan weigeren.
5. Geef niet meer data dan nodig
Sommige steden (zoals Antwerpen) vragen veel meer data dan strikt nodig. Dat mag niet. Ook de termijn die Antwerpen Horecazaken oplegt, is ongeldig (vier weken in plaats van 14 dagen, zoals bepaald in het Ministerieel Besluit). Geef dus niet meer data dan nodig, en verwijs desnoods naar artikel 3, 10° van het Ministerieel Besluit.
Ga niet akkoord met enige commerciële verwerking van de data die je nalaat. Dat is duidelijk expliciet verboden door het Ministerieel Besluit.
6. Maar: vul het correct in.
We vinden privacy hier – logischerwijs – enorm belangrijk. We verweren ons met klem tegen registratieplichten die vragen om gevoelige gegevens (zoals het rijksregisternummer) die of ingaan tegen het Ministerieel Besluit (zoals Antwerpen hetwelk een termijn van 4 weken oplegt).
Het resultaat dat vandaag echter op tafel ligt is het resultaat van een zware oefening, waar efficiëntie en privacy met elkaar werden gerijmd. Horeca Vlaanderen stelt een modelformulier, en FAQ’s voor klanten én uitbaters ter beschikking. Ministry of Privacy kon vanuit een unieke positie bijsturen, zodat deze wettelijke verplichting zo privacyvriendelijk mogelijk kan worden uitgevoerd.
We vragen veel van uitbaters, maar evengoed van jou. Omdat tracing wel degelijk haar nut heeft in het bestrijden van de COVID-19 pandemie, vragen we je niettemin om het correct in te vullen. Als je onze tips hierboven volgde, heb je alles in handen om én eerlijk & correct te handelen, én met de beste bescherming van je privacy.
Schol! (of Smakelijk).
